出張手配(BTM)に関する業務一覧

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出張手配に関する業務は煩雑で多岐にわたります

出張手配に関する業務は煩雑で多岐にわたります

海外出張の手配・管理を、ヒューマンサポートとシステムサポートの両面で支援する「株式会社エヌオーイー」です。出張業務は、単に「お客様先に伺って商談するだけで完了」ではありません。海外出張であれば、航空券や宿泊先の手配はもちろん、出張先に持ち込む資料の翻訳や通訳者の手配、必要に応じて査証(ビザ)申請や訪問先のアポイント取得など、多岐にわたるうえ煩雑化しやすいのが難点です。

当社では、年間取扱社数が約1,600社と、数多くのお客様の出張業務支援を手がけております。出張業務の効率化や最適化を検討するなら、ぜひ当社にご相談ください。こちらでは、「出張手配(BTM)に関する業務」についてわかりやすくご説明します。

出張管理(BTM)関連業務一覧

対応項目 詳細
現地情報収集 各手配の準備として査証(ビザ)要件などの情報収集や、必要なパスポート残存有効期間の確認をする。
個人情報管理 出張者自身のパスポート・査証(ビザ)情報などを確認し、必要に応じて申請・取得手続きを行う。
出張スケジュールの検討 訪問先、フライト、宿泊先などを検討する。
旅行会社選定(概算見積もり) 出張旅費の概算見積もりを算出し、旅行会社を選定する。
航空券手配 出発日時からフライトや料金の検索を行う。また、出張規定も参照し、手配に問題がないか確認する。
ホテル手配 宿泊日や宿泊地から、滞在するホテルとその料金を検索する。また、出張規定も参照し、手配に問題がないか確認する。
現地手配 現地の送迎やレンタカーの要否を確認し、通訳なども必要に応じて手配する。
現地アポイント手配 訪問先企業へのアポイントを取る。
現地資料の準備 現地言語への翻訳作業など、持参する資料の準備をする。
発券期限管理 予約ごとに異なる発券期限までに、必要に応じて変更手続き等を行う。
たびレジ登録
(外務省の海外安全情報発信サービス)
出発までに出張スケジュールを登録し、不測の事態に備える。
各種手配 Wi-fiルーター、翻訳機、国内移動手段など手配をする。
海外旅行保険の付保 出張日程に合わせて、出発までに加入申し込みをする。
現地トラブル対応 日程変更、フライト遅延など、現地でのトラブルに対応する。

BTMは専門企業への相談がおすすめ

実績や経験の豊富さで選ぶ

実績や経験の豊富さで選ぶ

出張手配業務は多岐にわたるうえ、渡航先や期間などによって対応するべき内容が異なります。そのため、経験値が少ないと出発直前に不備が見つかったり、イレギュラーな事態への対応に困ったりと、海外出張そのもののパフォーマンスに影響しかねません。できる限り経験豊富な担当者に、対応を依頼する方が賢明でしょう。

BTM専門会社への依頼を検討するのであれば、コスト面だけでなくBTMの実績についても確認が必要です。数多くのBTMサポートの実績と経験があれば、様々な相談や要望にも的確に対応できるため、安心して業務を依頼できます。

1社にすべての業務を依頼できるのがベスト

1社にすべての業務を依頼できるのがベスト

出張手配・管理では様々な業務が発生しますが、「航空券の手配はA社」、「宿泊先はB社」、「危機管理はC社」など、専門性やコストなどで複数の専門会社に依頼してしまうのはリスクがあります。一元管理ができず、オペレーションも複雑化しやすくなるため、却って手間がかかる結果になりかねません。業務の効率化を図るのであれば、サポート会社は1社に依頼するのがベストです。

また、出張手配業務を一貫して依頼することで、BTMサポート会社がお客様の企業状況を熟知でき、連携強化や改善プラン・コスト削減などの提案を受けやすくなるメリットがあります。

株式会社エヌオーイーの出張手配代行

株式会社エヌオーイーの出張手配代行

株式会社エヌオーイーは、旅行業創業60年であり、年間約1,600社ものお客様にサービスを提供している「旅のプロ」です。これまで培ってきた経験やノウハウを活かし、お客様に満足いただける海外出張での手配業務のサポートを行っております。各種サービス担当によるきめ細かいサポートはもちろん、情報収集から危機管理・ガバナンス強化まで、お客様の「旅のパートナー」として出張手配業務の包括支援を実現しています。出張手配業務に関するご相談は、ぜひ当社におまかせください。

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