出張業務には様々なリスク管理が必要です
海外出張の手配・管理を、ヒューマンサポートとシステムサポートの両面で支援する「株式会社エヌオーイー」です。比較的治安の良い日本と比べ、海外では犯罪やテロ、災害など様々なリスク要因が潜んでいます。企業として、出張者の安全配慮義務を果たす必要がありますが、まずはどのようなリスクがあるのかを知っておかなければ、対策を講じることはできません。
こちらでは、海外出張では特に把握しておきたい「出張業務のリスク」についてご紹介します。
出張業務の様々なリスク
不要な手間・コストの発生
企業が運営上の判断基準として設けている各種社内規定の中でも、とりわけ徹底した管理がしにくいのが出張に関わる規定です。出張者が出張規定の詳細までは理解しきれていなかったり、管理者側のチェック機能が活かしきれていなかったりと、規定が順守されないまま運用していては、コスト削減は望めません。
また、海外への出張業務は多岐にわたるため担当者の負担は大きく、業務改善を妨げる要因になるなど、海外出張には様々なリスクが潜んでいます。
危機管理への対策が不安
海外出張でのリスク要因の1つとして、よく挙げられるのが「危機管理」です。渡航先によっては、テロや災害などの不測の事態が起こり得ます。国内であれば状況把握はしやすいですが、海外ともなると正確な情報をスムーズに受け取ることが難しくなります。また、国内と比較して強盗やスリなどの犯罪に巻き込まれる危険性も高まりますので、企業として出張者の安全確保への対策が不可欠です。
現地トラブルがあっても対応できない
「飛行機遅延で乗り継ぎ便を逃した」、「ホテルにチェックインできない」など、渡航先でトラブルが起こった場合、出張者に対してどのように対応するべきか、事細かに指示している企業は多くはありません。渡航経験豊富な出張者であれば、何とか対処可能かもしれませんが、不慣れな場合どうして良いかわからず、パニックになってしまうこともあります。言葉や慣習の異なる海外の場合、こうしたトラブルは出張者の安全を脅かしかねないため、注意が必要です。
現地情報の不足
「査証（ビザ）情報」や入国するために必要な「パスポートの残存期間」などの情報は、渡航先や渡航目的などによって異なります。査証（ビザ）やパスポートは、出張者の身分や入国目的を証明するものですので、間違いや不備は認められません。古い情報や不確かな情報などに惑わされてしまうと、入出国に影響しかねないので注意しましょう。
出張関連費用の不正申請
出張に関する社内規定を設けていても、出張者や管理者が十分に理解できていなければ正しい運用はできません。規定とは異なる渡航ルートや宿泊施設等の利用がまかり通ってしまうと、コストが増大したり、安全管理上の問題が発生したりする可能性があります。また、チェック機能が働いていなければ、事実とは異なる虚偽の申請があっても気が付かず、不正に申請されるなどのリスクも十分に考えられます。
株式会社エヌオーイーの出張手配代行
株式会社エヌオーイーは、創業60年、年間取扱人数が約100,000人と、多くのお客様にご利用いただだいております。これまで培ってきた豊富な経験と実績から、海外出張における様々なリスクを想定した対策をご提案していますので、安心して出張管理支援をおまかせいただけます。海外出張におけるリスクに対し、万全の出張管理体制で備えることができ、出張者・管理者の皆様の業務効率化やコスト削減にお役立ていただけます。海外出張管理は、ぜひ当社にご相談ください。
